Как подключить ассистента

Весь порядок на одном экране

1. В карточке Aya Assistant нажмите «Подключить».
2. На странице настройки нажмите «Подключить к YCLIENTS». Запрос на активацию выбранного филиала уйдёт автоматически.
3. После подтверждения укажите название салона и часовой пояс.
4. Подключите Telegram-бота салона. ВКонтакте и MAX — по желанию, позже.
5. Добавьте получателей уведомлений и ссылку на политику обработки персональных данных.
6. Заполните справку салона и настройки общения.
7. Нажмите «Сохранить и проверить».

Дальше каждый шаг подробно. Полоса прогресса на странице настройки закрывается, когда сделаны шесть вещей: подключён филиал, указаны название и часовой пояс, работает Telegram-бот, есть получатель уведомлений, дана ссылка на политику и заполнены три поля базы знаний. ВКонтакте, MAX, манера общения и ежедневная сводка — по желанию и когда угодно позже.

Подключение филиала

Найдите Aya Assistant в маркетплейсе YClients и нажмите «Подключить». Откроется страница настройки ассистента — на ней нажмите «Подключить к YCLIENTS»: запрос на активацию выбранного филиала уйдёт автоматически.

Когда активация подтверждена, на странице появляется форма настройки и полоса прогресса с шестью шагами: YClients, Салон, Telegram, Администраторы, Политика, База знаний. Нажатие на любой невыполненный шаг переносит к нужному полю.

После подключения ассистент видит услуги, цены, мастеров, расписание и свободные окна вашего филиала и берёт их в момент разговора. Диктовать прайс не нужно: он всегда называет то, что стоит в журнале сейчас.

Название и часовой пояс

Название в переписке — так ассистент представляется клиентам. Пишите то имя, которое клиент знает: «Барковой студия», «Студия ногтевого сервиса Марины».

Часовой пояс — по нему считаются свободные окна, напоминания и час ежедневной сводки. По умолчанию стоит Europe/Moscow; для другого города укажите свой, например Asia/Yekaterinburg.

Бот салона: как создать и где взять токен

Ассистент отвечает клиентам от имени бота салона. Бот создаётся за две минуты, платить за него не нужно. Это обязательный шаг: ВКонтакте и MAX подключаются дополнительно, а не вместо Telegram.

1. Откройте в Telegram @BotFather и нажмите «Запустить».
2. Отправьте команду /newbot.
3. Пришлите название бота — его видит клиент. Обычно это название салона.
4. Пришлите адрес бота латиницей: он должен заканчиваться на bot, например marina_studio_bot. Если адрес занят, BotFather попросит другой.
5. В ответ придёт токен — длинная строка вида 123456789:AAH…. Скопируйте её целиком.
6. Вставьте токен в поле «Токен Telegram-бота» на странице настройки и нажмите «Сохранить и проверить».

Мы сами подключим бота к ассистенту и проверим приём сообщений. После сохранения под полем появится надпись «Telegram-бот подключён и готов к работе» — с этого момента бот отвечает клиентам.

Клиенты приходят в бота по ссылке t.me/адрес_бота: поставьте её в шапку профиля, в описание сообщества и на сайт. Аватарку и описание бота задайте там же в BotFather командами /setuserpic и /setdescription.

Ответы из личного аккаунта Telegram

Это режим для салонов, которым клиенты пишут в обычный рабочий аккаунт Telegram, а не боту. Ассистент отвечает прямо в этой переписке, от имени аккаунта салона; вы видите весь диалог и в любой момент можете ответить сами.

Нужна подписка Telegram Premium на аккаунте салона — без неё раздел Telegram Business в приложении не появится. Это подписка самого Telegram, вы оплачиваете её в приложении.

1. Сначала создайте бота салона по шагам выше — режим включается для него.
2. В @BotFather отправьте /mybots, выберите своего бота и откройте Bot Settings.
3. Включите Secretary Mode — в некоторых версиях Telegram он называется Business Mode.
4. В аккаунте салона откройте Настройки → Telegram Business → Чат-боты (в части версий раздел называется «Подключённые боты»).
5. Добавьте своего бота и разрешите ему читать новые сообщения и отвечать на них.
6. Выберите, в каких личных чатах бот работает, и сохраните настройку.
7. Напишите на аккаунт салона с другого аккаунта Telegram и убедитесь, что ответ пришёл.

К одному аккаунту Telegram можно подключить только одного такого бота одновременно. Переписки, которые вы исключили в настройке, ассистент не видит.

Сообщения сообщества

Ассистент отвечает в сообщениях вашей группы. Для клиента ничего не меняется — он пишет туда же, куда писал раньше.

1. В сообществе откройте Управление → Сообщения и включите сообщения сообщества.
2. Там же в Сообщения → Настройки для бота включите «Возможности ботов». Без этого ассистент не сможет показывать кнопки.
3. Откройте Управление → Работа с API → Ключи доступа и создайте ключ с правом «Сообщения сообщества».
4. Скопируйте ID сообщества — числовой идентификатор из Управление → Настройки → Адрес страницы.
5. Вставьте ID и ключ в поля «ID сообщества» и «Новый токен сообщества» на странице настройки и нажмите «Сохранить и проверить». Мы проверим, что ключ рабочий, и покажем ниже адрес callback и секрет.
6. В сообществе перейдите в Управление → Работа с API → Callback API, вставьте показанные адрес и секретный ключ.
7. ВКонтакте покажет строку, которую должен вернуть сервер. Скопируйте её в поле «Строка подтверждения callback» на странице настройки, сохраните ещё раз — и только после этого нажмите во ВКонтакте «Подтвердить».
8. На вкладке Типы событий включите «Входящие сообщения».

Порядок здесь важен: строка подтверждения должна быть сохранена у нас до того, как ВКонтакте начнёт проверку адреса.

Чат-бот в MAX

Чтобы принимать сообщения в MAX, салону нужен подтверждённый бизнес-профиль: MAX проверяет, что за аккаунтом стоит реальный бизнес. Приготовьте данные ИП или ООО.

1. Войдите в «MAX для бизнеса» под рабочим номером салона и создайте чат-бота.
2. Откройте расширенные настройки бота и скопируйте токен.
3. Вставьте его в поле «Токен бота MAX» и нажмите «Сохранить и проверить».

Дальше ассистент сам проверит бота и подключит получение сообщений — под полем появится подтверждение.

Кому ассистент передаёт вопросы

Когда ответа нет в базе знаний, ассистент не выдумывает его, а передаёт вопрос человеку: получателю приходит имя клиента, суть вопроса и ссылка на диалог. Укажите хотя бы одного получателя — без этого подключение не считается готовым.

Пишите по одному в строке:

• tg:123456789 = Анна — числовой Telegram ID администратора.
• vk:987654321 = Мария — ID пользователя во ВКонтакте.

Ник вида @anna не подойдёт — нужен именно числовой ID. Свой ID администратор узнаёт в Telegram у бота @userinfobot.

Чтобы уведомления доходили, каждому получателю нужно один раз открыть бота салона — того самого, чей токен вы вставили в разделе Telegram, — и нажать «Запустить» или отправить ему /start. Telegram не даёт боту писать первым.

Сейчас служебные уведомления администратору работают в Telegram и во ВКонтакте.

Ежедневная сводка

Отдельная галочка включает короткий отчёт за день: диалоги, записи, отмены. Укажите час по времени салона — сводка придёт тем же получателям. Если за день не было ни диалогов, ни записей, сообщение не отправляется.

Согласие на обработку данных

Клиенты оставляют имя и телефон. По 152-ФЗ за эти данные отвечает салон: оператор — вы, мы обрабатываем их по вашему поручению и только для работы ассистента и записи в YClients.

Поэтому перед первой записью ассистент показывает клиенту ссылку на вашу политику и спрашивает согласие, а ответ сохраняет. Вставьте адрес политики в поле «Ссылка на политику конфиденциальности» — версия проставляется автоматически.

Политика должна быть открыта по прямой ссылке, без входа в личный кабинет: подойдёт страница на сайте салона или запись в Telegraph. Если такой страницы у вас пока нет — напишите нам, поможем составить.

То, чего нет в YClients

Услуги, цены и свободные окна ассистент берёт из журнала. Здесь нужно другое: как найти вход, за сколько можно отменить запись, чем платить, что отвечать на неудобные вопросы.

• График и часы работы — когда открыты, есть ли перерыв, работаете ли в праздники.
• Отмена, перенос и опоздание — за сколько часов, что происходит при опоздании.
• Подготовка и противопоказания — что сделать до визита, ограничения после процедуры, когда нужна консультация специалиста.
• Оплата — наличные, карта, перевод, предоплата, сертификаты.
• Адрес и как добраться — подъезд, этаж, домофон, парковка.
• Частые вопросы — то, что администратор объясняет каждый день.
• Что ассистент не должен обещать — скидки, гарантии результата, услуги, которых у вас нет.

Если у салона есть сайт, вставьте его адрес в поле над списком и нажмите «Заполнить из сайта» — мы соберём черновик по страницам, а вы его поправите. Черновик всегда стоит перечитать: на сайтах часто висят устаревшие правила.

Манера ассистента

По умолчанию ассистента зовут Ая, он обращается на «Вы» и пишет сдержанно. Здесь это можно изменить: имя, «Вы» или «ты», сколько эмодзи, длина ответа, допустим ли лёгкий юмор.

В поле «Особые правила» пишите по одному правилу на строку: «не сокращать названия услуг», «всегда предлагать ближайшее свободное время».

Самое полезное поле — примеры ответов. Напишите 3–5 фраз так, как отвечал бы ваш администратор. Ассистент возьмёт из них тон и манеру, но повторять их дословно не будет.

Сохранить и проверить

Нажмите «Сохранить и проверить». Мы проверим каналы и покажем результат: когда закрыты все шесть шагов, на странице появляется «Всё готово: ассистент отвечает клиентам салона».

Перед тем как давать ссылку клиентам, пройдите ассистента сами — как обычный клиент, из другого аккаунта:

1. Напишите «Здравствуйте, сколько стоит…» и посмотрите, как он здоровается от имени салона.
2. Спросите цену на две-три услуги и сверьте с прайсом в YClients — цифры должны совпадать до рубля.
3. Спросите свободное время на завтра и на выходные.
4. Доведите разговор до записи и проверьте, что запись появилась в журнале.
5. Убедитесь, что перед записью ассистент показал ссылку на политику и спросил согласие.
6. Попросите перенести и отменить эту запись — и проверьте журнал ещё раз.
7. Задайте вопрос из базы знаний: про парковку, отмену, оплату.
8. Задайте вопрос, ответа на который нет, и убедитесь, что уведомление дошло до администратора.

После запуска ассистент слушается и команд салона в чате: «какие записи на завтра», «перенеси Анну на 16:00», «отмени». Клиентам этот режим недоступен — он работает только для получателей, указанных в разделе «Администраторы».

Если что-то пошло не так

Если не помогло — напишите нам в Telegram и приложите скриншот переписки и время, когда это было.